全流程无纸化会议系统—推动企事业会议信息化高效进行 -pg电子游戏官网官方网站

与传统会议模式相比，会议效率低下，会议应变能力差，会议表达单一，资源浪费严重，会议保密难以控制。全路无纸化会议系统具有会议资料可管理、会议资料可归档、会议资料可保密等特点，实现了会议资料电子化。无纸会议系统的开发，改变了传统的会议模式，给人们的工作和学习带来了更大的方便，而无纸化会议系统的实施，则是企业效率变革的重要环节。

国企、中央企业、事业单位各种会议较多，为解决这些痛点，公司从会前准备会议到会后归档，资料销毁等，造成了最大的人力和物力浪费，而且安全性较差、不环保等缺点，为解决这些痛点，公司上线了全流程无纸化会议系统，会前会后资料归档可在全流程无纸化线上进行，具有高安全、高效率、节能、环保等特点。

一、无纸化会议系统的发展现状

在政协第十二届会议期间，正式停止提供纸稿，而根据统计数据，改变纸稿内容便可为大会节省近两百万的会议费用。普通企业规模不会那么大，但是国有企业、中央企业事业单位同样各类会议事务较多，每年会议的纸张和印刷费用也同样惊人。

无纸会议系统是无纸化办公的重要组成部分，随着科技的不断进步，它依靠通信技术、视频软件、电子文件存储、音频技术等多种技术手段来实现，彻底颠覆了传统会议模式的纸张浪费、人力浪费、会议内容安全性差等缺点。

图 1无纸化会议系统网络架构图

基于bs和cs体系结构的全流程无纸化系统（见图1），使用嵌入式机顶盒作为与桌面相连的控制器的pad显示设备，具有实时交互功能。无纸会议系统整合了会前准备、会议控制、会后整理等其他各阶段的内容，通过pad显示器进行用户交互，通过因特网进行交互，使企业能够节省大量会议纸张，提高沟通效率，减轻会议执行者的工作量，同时通过网上表格展示和提醒会议内容，能够大大节省人力成本，利用系统电子化展示的特点能更好地展示会议内容，提高会议质量，保证会议内容的机密性。

今天，无纸化办公系统已广泛应用于党政机关、银行、企事业单位，并以其稳定、安全、实用等特点被广泛认同。

二、无纸会议系统需求与设计

用户管理功能，用户管理可通过后台管理对用户进行添加、删除和修改，并根据工作内容划分帐户的权限和可视化功能。可添加、删除、修改、绑定会场管理终端的会场管理功能。

设备管理功能，可以根据会议的级别和权限来管理使用的设备，例如：新建和更改电子铭牌显示，移动终端分组编号，会议内容的权限划分，远程控制设备终端的启动和重启动。

会议管理功能，主要用于维护会议信息，包括：会议创建，删除会议，设置会议内容主题，设置会议席位，开始和结束会议，导出会议资料，上传会议资料文件，以及提醒会议日程，关联会议文件并发送到桌面终端，设定会议保密等级，标记会议重点文件。

文件管理功能，文件管理功能可以添加，删除，修改，预览，查看文件，对于会议期间生成的文件笔记和注释记录，系统会自动集中保存到服务器上，并根据需要下载发送。

会议签到功能，会议签到可通过电子签名、面部识别等方式完成。

其他非功能需求，非功能需求包括可满足7×24小时连续工作的系统，同时配有备份系统，可在系统出现故障时迅速切换到备用系统。该系统应该能够满足数据的安全和完整性要求，避免数据丢失和泄露，表1对系统进行了详细的功能划分。

表 1无纸会议系统的功能划分

三、全程无纸化会议系统的具体应用实例

1、会议签到

与传统会议用纸表格签到相比，无纸化会议系统通过事先输入与会者信息并提醒与会者，与会人员在到达会议室后，可通过桌面交互屏幕中的签到功能以电子签名或面部卡采集方式进行签到，超时未签到的与会人员系统将自动提醒，同时会议系统将记录每次会议的与会情况，通过在线方式，会议组织人员可以迅速了解到与会人员的到会情况。

2、桌面显示器

后显示屏可通过系统后台快速生成并上传与会人员的各种信息，如姓名、单位或其他自定义信息，受益于桌牌触摸屏的显示功能，可自定义桌牌显示背景，显示字体，使桌牌显示更清晰明了。与传统桌面品牌准备和印刷准备时间和纸张消耗量无关。

3、多种媒体播放

作为无纸会议的一项基本功能，多媒体播放就是在会议开始前，将会议需要的音频、视频ppt或其他文件提前上传到无纸会议系统进行查看和调用，方便会议组织者对会议内容进行解释。演讲者可以在讲解过程中通过控制演讲按钮来控制文档，包括上一页、下一页、放大或缩小等操作，同时桌面屏幕终端还可以为演讲提供注释。

4、投票方式

投票和表决内容可通过无纸化会议系统设置，桌面型移动终端可快速收集投票和表决内容。与传统的举手表决和纸面表决相比，该系统能够快速统计和记录表决结果，并在主屏幕上显示结果，提高了会议效率。

5、屏幕同步

荧屏同步可以同步演讲者的演讲内容，也可以指定要同步某个桌面屏幕以便于显示，例如将某个桌面终端上的注释反向同步到一个大屏幕上。确保每个参加者都能了解会议的内容，并随时根据自己的需要查阅会议的其他文件，了解会议的背景，使会议能够更加科学、有效地进行。

四、无纸会议系统应用效益分析

1、会议的效率

传统会议模式，通过对系统使用后的分析，在会议开始前三天，各部门需要开始提交会议议程和会议资料，而且需要花费大量人力物力和时间将会议资料打印、整理。采用无纸会议系统，只需提前一个工作日向会议保障人员提交电子文件，节省了会议准备的整理、装订等工作。与此同时，会议过程中，与会人员可快速查找和查找会议相关资料和文档，使会议的效率大大提高。

2、强应变能力

采用传统会议模式，资料打印需使用大量纸张，如果资料在后期有改动，可能需要重新打印，这往往导致准备工作不充分，传统方式受纸张影响，材料在出现差错和改动后，需重新装订打印，耗费大量人力物力。而且采用无纸化会议系统，若出现资料更改只需在管理后台重新上传即可，在资料临时更改的情况下，时间不再匆忙，应变能力大增。

3、会议安全保密

传统会议模式下的会议材料均采用纸面材料。各个部门分别打印出的数据，如果有数据修改的情况，导致原始数据被丢弃，同时原始数据很容易存在丢失的现象。而对于保密会议，会议结束后，还要安排专人负责收集会后资料并进行销毁，回收人员不清楚会前有多少资料准备，因此在回收时也无法从数量上控制，极易造成资料泄漏丢失的情况。利用无纸化会议系统，会议所涉及的所有资料都将统一上传保存在服务器，会议召开时通过服务器发送到桌面终端，管理后台可以对数据进行统一的集中管理，实现数据的可追溯集中管理，大大提高会议的安全性。

4、节省人力和物力

利用无纸会议系统，可将原本需要多个部门多人共同完成的打印、装订、分发资料工作统一交给会议保障处人员，大大降低了人力成本，提高了工作效率。并可完全省去传统会议所使用的大量资料打印所消耗的纸张和耗材费用，节省会议使用成本。就作者所在的某集团应急指挥中心而言，该中心拥有一个大型可容纳150人的会议室和3个可容纳30人的小型会议室，统计了该系统上线后半年的使用情况，见表2。）统有利于工作，方便提高效率。在短期内，无纸会议系统的部署可能会增加额外的经济投入，但是从长期来看，无纸会议系统的部署不仅可以降低会议成本，同时也可以提高会议质量，确保会议的安全、保密，使与会人员的互动变得更加方便和有效。

表 2适用无纸会议系统的好处统计

五、结束语

无纸会议系统正逐步取代传统会议模式，它能解决传统会议模式的诸多不足，提高会议效率，降低办公成本，无纸化会议模式将越来越受到企业和会议组织者的重视。在这一阶段，政府和企业都在大力提倡无纸化办公，推行电子文件和移动办公，让数据多跑路，群众少跑路。无纸会议系统在现阶段还处于相对初级的阶段，随着技术的不断进步和因特网的不断发展，无纸化会议系统将会变得更加高效方便，无纸化会议系统将是未来的发展趋势，随着技术的不断进步，未来将会有越来越多的大型企业和机构使用无纸化会议系统进行更高效、节能、环保的交流。

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